Événements et inscriptions
De la première réunion au rangement du matériel.
Agenda, tâches, réunions, matériel et inscriptions en ligne se parlent. Vous déplacez un événement : ses tâches suivent. Quelqu'un s'inscrit : sa place est retenue.
Un agenda pour toute l'association
Des événements sur une ou plusieurs journées, avec lieu, responsables, matériel réservé et étiquettes. Le calendrier superpose les événements, les tâches et le matériel occupé.
- La répétition du jeudi, créée une fois, répétée chaque semaine.
- Le souper annuel dupliqué d'une année à l'autre, avec ses tâches.
- « Mon agenda » ajouté à son téléphone par un lien privé.
Capture d'écran : calendrier de l'association
Des inscriptions en ligne pour tout
Postes de bénévoles, stages, brocantes, dossards, prêt de matériel : une page d'inscription ouverte à tous sans compte, aux personnes connectées ou à un groupe précis. Les places limitées s'ouvrent et se ferment seules à l'heure prévue.
- Les bénévoles choisissent leurs créneaux dans un tableau poste × jour.
- Les exposants de la brocante choisissent leur emplacement sur le plan.
- Taille de t-shirt et régime alimentaire demandés à l'inscription.
Capture d'écran : page d'inscription des bénévoles
Des réunions qui laissent une trace
Les organes (CA, AG…) avec leur ordre du jour habituel. Convocation, présences, notes par point. Le procès-verbal est validé en ligne par les membres, ses versions sont conservées.
- Chacun répond « je viens » ou « excusé » à la convocation.
- Les tâches décidées en séance sont confiées avant de se quitter.
- À la réunion suivante, le suivi des actions est déjà prêt.
Capture d'écran : réunion et ordre du jour
Le matériel, compté et réservé
Le catalogue du matériel, des lieux et des emplacements, avec le stock réel : combien on en possède, combien sont abîmés, combien sont perdus. Les conflits de réservation sont signalés.
- Deux événements veulent le même chapiteau le même week-end : l'outil le signale.
- Au retour d'une location, l'état est noté objet par objet, puis reporté dans le stock.
- L'inventaire de fin de saison recale les chiffres.
Capture d'écran : fiche matériel et réservations
Et aussi
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Les tâches de chacun
Une échéance, des responsables. « Mes tâches » montre à chacun ce qu'on lui a confié.
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Des rappels qui partent seuls
La veille d'une tâche, deux jours avant un événement.
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Plans et cartes
Plans de salle ou de site, cartes géographiques, import d'un parcours GPX enregistré par une montre ou un téléphone : le parcours de la marche tracé depuis la sortie de reconnaissance.
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Un panier pour s'inscrire à plusieurs choses
Plusieurs inscriptions d'un coup. Les places sont retenues pendant qu'on remplit.
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« Mes inscriptions »
Chacun retrouve ses inscriptions et demande un changement ou une annulation.
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L'équipe garde la main
Valider les inscriptions quand c'est utile, repérer les doublons, inscrire quelqu'un soi-même, déplacer une personne, confirmer sans attendre le paiement.
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Inscriptions payantes
Par carte ou par virement. Et une liste publique des inscrits, si vous le souhaitez.
Votre prochain événement approche ?
Montrez-nous comment vous l'organisez aujourd'hui. On vous montre ce que Couliz en ferait.