Équipe et membres
Tout le monde au même endroit, chacun à sa place.
Membres, bénévoles, comité, partenaires : une seule liste, des droits clairs, et des documents rangés là où tout le monde les retrouve. Même quand on n'ouvre l'outil qu'une fois par mois.
Une fiche par personne
Coordonnées, téléphone, étiquettes, commentaire, IBAN pour les remboursements : ce qu'il faut savoir sur quelqu'un tient sur une seule fiche.
- Le numéro du responsable parking, retrouvé en tapant trois lettres.
- « Disponible seulement le samedi », noté en commentaire.
- L'IBAN de la bénévole qui a avancé les courses, prêt pour son remboursement.
Capture d'écran : fiche d'une personne
Des droits expliqués en clair
Créez des rôles (trésorier, bénévole, caissier…) en cochant ce que chacun peut faire. À côté de chaque droit, une explication : ce qu'il permet, ce qu'il ne permet pas, à quoi faire attention.
- Le caissier encaisse au bar sans voir la comptabilité.
- Des rôles types au départ, que vous ajustez ensuite.
- Un nouveau membre du comité reçoit son rôle, et voit ce qu'il doit voir.
Capture d'écran : rôles et droits
Les informations sensibles, réservées
Santé, dossiers sociaux : réservez-les à un groupe de personnes. Pour les autres, elles disparaissent complètement, y compris des recherches, des exports et des compteurs.
- Les fiches médicales des enfants du stage, visibles des seuls animateurs responsables.
- Un bénévole qui exporte la liste des participants n'y trouve pas les fiches réservées.
- Même le nombre de fiches affiché ne laisse rien deviner.
Capture d'écran : étiquette réservée à un groupe
Des documents rangés une fois pour toutes
Statuts, contrats, photos, factures : les documents de l'association en grille ou en liste, avec des dossiers. Ils restent quand la personne qui les avait s'en va.
- Importer tout le dossier « Festival » de son ordinateur, sous-dossiers compris, même de gros fichiers, avec reprise si la connexion coupe.
- Déposer un fichier déjà présent : l'outil prévient au lieu de le recopier.
- Ouvrir le contrat de la salle dans l'outil, sans le télécharger.
Capture d'écran : écran Documents
Et aussi
-
Trois façons d'exister
Une simple fiche de contact (le brasseur), une personne qui a un compte sur le site (le parent qui inscrit ses enfants au stage), ou un membre de l'équipe qui gère l'association (le trésorier).
-
Inviter en un lien
La personne reçoit un lien et choisit elle-même son mot de passe. Plus personne ne fait circuler de mot de passe par message.
-
Le carnet d'adresses des bénévoles
Une liste de contacts consultable par les bénévoles. Vous choisissez qui y figure.
-
Étiquettes en arbre
Couleurs, icônes, sous-étiquettes : un même classement pour les personnes, les documents, les événements… « Bénévoles › Bar › Samedi soir ».
-
Tout est relié
Une facture à une activité, un document à un événement, une tâche à une réunion : un clic montre tout ce qui est lié. Un document joint à une activité peut aller seul dans le bon dossier.
-
Visualiseur et corbeille
Images et PDF s'ouvrent dans l'outil, une sélection se télécharge en ZIP. Un document supprimé par erreur se restaure pendant 30 jours.
-
Import et export en tableur
Reprenez votre liste Excel existante, ou exportez la vôtre en Excel ou CSV. Avant d'importer, un aperçu montre les nouvelles fiches, les changements et les lignes refusées, avec leur raison.
Votre liste de membres vit dans un tableur ?
On regarde ensemble comment la reprendre. L'équipe peut importer les données de votre outil actuel avant la mise en service.